Descriptif général d'idylis Pack expert
Conçu pour les cabinets comptables, idylis Pack expert est un ensemble homogène de 19 logiciels de gestion ; il contient :
un outil d'administration permettant de gérer les droits d'accès des collaborateurs et des clients,
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Les logiciels de gestion :
- - idylis Comptabilité
- - idylis Gestion commerciale
- - idylis Paye
- - idylis Liasse fiscale
- - idylis Plaquette
- - idylis Immobilisations
- - idylis Liaisons bancaires
- - idylis Banque
- - idylis GRC (gestion des relations clients)
- - idylis Notes de frais
- - idylis Feuilles de temps
- - idylis Associations
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Les logiciels de partage et de publication entre le cabinet et ses clients, et les outils collaboratifs intra cabinet :
- - idylis Dossier permanent,
- - idylis Echanges de données,
- - idylis Agenda,
- - idylis Gestionnaire de tâches.
- - idylis Publications,
- - idylis Gestion documentaire,
- - idylis Annuaire,
Pourquoi choisir idylis Pack expert ?
Choisir idylis Pack expert c'est, d'une part :
passer d'une informatique fermée et restrictive, à des données partagées avec les clients tout en restant managées par le cabinet,
travailler avec des outils modernes et fédérateurs qui suppriment les contraintes d'un système interne (mises à jour, sauvegardes) et qui offrent des garanties aux clients,
bénéficier d'une tarification claire et sans surprise,
offrir aux clients du cabinet, des solutions informatiques clefs en main pour lesquelles le cabinet pourra facturer des prestations de paramétrage et de formation.
Mais aussi :
des informations toujours disponibles en ligne, pour que chaque utilisateur puisse intervenir selon sa disponibilité et interagir avec tous les acteurs d'une même mission,
la mise à jour instantanée d'un dossier ou d'un document pour l'ensemble des utilisateurs et l'assurance qu'ils ont bien tous accès à la même version,
de multiples fonctions de paramétrage et de personnalisation pour adapter la solution aux particularités du cabinet,
un ensemble d'outils extrêmement complet pour capitaliser les ressources et créer une base de données commune et unifiée,
une définition des circuits de validation des documents (workflow) pour chaque collaborateur et pour chaque client,
une solution performante conçue pour réduire au minimum les tâches d'intendance, gagner en temps et en productivité,
une sauvegarde quotidienne des données réalisée par idylis, dont plus personne au sein du cabinet n'a dès lors à se soucier.
Les bénéfices pour vos clients
Vos clients n'achètent plus de logiciels de gestion, ni de mises à jour, et peuvent disposer, si vous leur en donnez les droits, de 18 logiciels de gestion.
Ils n'ont plus à se soucier des sauvegardes de leurs données, idylis s'en charge quotidiennement.
Ils évitent les erreurs de saisie courantes avec les outils bureautiques via l'utilisation de logiciels de gestion, ce qui vous permet d'avoir un gain de productivité.
Ils n'ont plus besoin d'installer de version réseau de leurs logiciels de gestion.
Ils ne risquent plus d'erreurs de manipulation grâce aux paramétrages de leurs droits d'accès par le cabinet.
Ils n'ont plus à transférer les données de leurs logiciels pour vous les adresser, vous y avez accès directement et en temps réel.
Ils n'ont pas à réaliser d'investissement matériel supplémentaire pour utiliser idylis.
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Vos clients gagnent en productivité par les nombreuses tâches chronophages mais essentielles, désormais assumées par idylis :
- - sauvegardes,
- - transfert de données vers le cabinet,
- - installation des mises à jour.
idylis Pack expert : 3 modes de tenue de la comptabilité
idylis Pack expert peut être utilisé dans les trois modes de tenue des dossiers. Ces différents modes pouvant être panachés au sein du cabinet :
1. Dossiers partagés entre le client et le cabinet
Une partie des écritures est saisie par le client. Les écritures plus complexes (amortissements, salaires, OD, etc.) sont saisies par le cabinet.
2. Dossiers tenus entièrement par le client
Toutes les écritures sont saisies par le client. Le cabinet intervient périodiquement pour la vérification et la révision.
3. Dossiers tenus entièrement par le cabinet
Toutes les écritures sont saisies par le cabinet.
Quelle que soit la manière dont est tenue la comptabilité du dossier, le cabinet peut, s'il le souhaite, exporter les données des dossiers tenus dans idylis Pack expert vers d'autres logiciels de production du cabinet.
idylis Pack expert contient tous les modèles d'import/export des données des logiciels les plus courants du marché.
Déploiement d'idylis Pack expert : 3 étapes simples
1. La création des collaborateurs
Le cabinet inscrit tous ses collaborateurs et définit des profils d'utilisation. Il affecte ensuite un profil à chaque collaborateur du cabinet.
Un profil contient la liste des fonctionnalités auxquelles le collaborateur a accès.
2. La création des dossiers clients
Le cabinet ouvre les dossiers qu'il souhaite gérer et les attribue aux collaborateurs en charge ; plusieurs collaborateurs pouvant avoir accès aux mêmes dossiers avec des profils d'utilisation différents.
3. La création des utilisateurs clients
Pour chaque client, le cabinet peut désormais créer des utilisateurs qui pourront se connecter à leurs données.
Comme pour les collaborateurs, c'est le cabinet qui définit les profils d'utilisation des clients et qui décide donc de ce que les clients pourront faire ou pas. Par exemple, le cabinet peut décider, pour le logiciel de paye, de ne donner accès qu'à la saisie des variables et l'impression des bulletins et, dans le logiciel de comptabilité, qu'à la saisie guidée sans possibilité de validation définitive.
Le cabinet peut donner accès à son client à tous les logiciels compris dans idylis Pack expert tels que : idylis Comptabilité mais aussi idylis Gestion commerciale, idylis GRC, etc.
Le client n'a donc plus besoin d'acheter d'autres logiciels de gestion.
Bien évidemment, le cabinet n'est pas obligé de donner des accès à ses clients et peut d'ailleurs, à tout moment, couper ces accès.
Liste des fonctionnalités d'idylis Pack expert des logiciels de publication et de partage
Dossier permanent
Gestion des informations permanentes du client
- Gestion des coordonnées du client et des contacts clients.
- Saisie des données fiscales du client (impôts directs, TVA, autres taxes).
- Suivi de l'historique des contrôles fiscaux.
- Gestion des organismes fiscaux.
- Saisie des données sociales du client.
- Gestion des organismes sociaux.
- Suivi des effectifs moyens annuels du client.
- Gestion des partenaires du client (banques, avocats, CAC, etc.).
- Visualisation des différents intervenants au dossier (cabinets et clients).
Suivi de la relation / client
- Suivi de l'historique de la relation et des échanges avec le client.
- Gestion des lettres de missions.
Publications
Gestion de l'arborescence
- Gestion de l'arborescence par client à partir d'un modèle standard préparamétré.
- Personnalisation des dossiers et des sous-dossiers sans limitation du nombre de niveaux.
- Paramétrage des droits d'accès pour chaque dossier.
Gestion des documents
- Publication des documents.
- Signalisation des nouveaux documents.
- Définition de la durée de vie d'un document.
- Suivi du statut des documents en cours de validation.
Recherches
- Recherche selon les caractéristiques des documents.
- Recherche dans le contenu des documents.
Gestion des fichiers
- Fichiers des utilisateurs avec circuits de validation des mises en ligne de documents par utilisateur (workflow).
- Circuits de validation des documents pouvant faire intervenir de 1 à 4 valideurs.
- Classification des utilisateurs par département.
Validations
- Chaque valideur peut suivre, par utilisateur, les documents publiés et à valider.
Echanges
- Zone d'échanges entre le cabinet et le client (commentaires ou fichiers).
- Classement des données échangées par type de missions.
- Envoi d'un e-mail d'alerte aux utilisateurs du client des nouvelles informations mises à disposition.
- Filtre de sélection des documents envoyés par émetteur et/ou par mission.
- Recherche multicritère sur le fichier des documents échangés.
- Message d'alerte dans l'accueil de chaque utilisateur.
Paramétrage
Gestion de l'annuaire des tiers (banques, avocats, organismes sociaux)
- Gestion de l'annuaire des tiers.
- Personnalisation de l'annuaire des tiers, via la création de champs complémentaires.
- Recherche multicritère dans l'annuaire des tiers.
- Filtre de sélection par famille de tiers.
Paramétrages
- Gestion des familles de tiers.
- Gestion des types de missions.
- Création de l'arborescence de publication par défaut.
- Gestion du fichier des tâches associées aux lettres de missions.
- Personnalisation de champs complémentaires pour les fiches de l'annuaire des tiers.
Liste des fonctionnalités d'idylis Pack expert des logiciels de gestion
COMPTABILITE
Comptabilité Générale
- Création des comptes, des comptes auxiliaires, des comptes de regroupement, des journaux et des exercices
- Modules de saisie diversifiés et semi-assistés (sur pièces, en vrac et guidée) avec de multiples contrôles de cohérence
- Personnalisation de la saisie et création de modèles d'écritures
- Lettrage manuel ou automatique des comptes
- Rapprochements bancaires
- Préparation de la déclaration de TVA
- Edition du grand livre, de la balance, de la balance âgée, des journaux, des états de synthèse (bilan, compte de résultat, SIG, tableau de financement) et des échéanciers
- Outil de recherche d'écritures très avancé
Comptabilité analytique et budgétaire
- Création des codes analytiques
- Création d'états d'éditions personnalisés
- Création et répartition de plusieurs budgets
- Saisie des budgets par mois, par trimestre, par an, par code analytique ou par compte
- Editions et analyses comparatives entre le réel et le budgétaire
Comptabilité tiers
- Edition de contrôle des tiers (crédits clients et débits fournisseurs non lettrés)
- Statistique par journal
- Statistique par compte
- Calcul du délai de règlement moyen (clients et fournisseurs)
Immobilisations
- Création et personnalisation des fiches immobilisations et de leurs composants
- Définition des modalités d'amortissement et visualisation du plan d'amortissements
- Transfert entre sites et gestion des sorties d'immobilisations
- Edition par site et module d'assistance pour l'inventaire des immobilisations
- Nombreux états d'édition multicritères
- Edition du journal comptable
- Editions fiscales liées aux immobilisations
- Impression de façon groupée ou unitaire
Liasse fiscale
- Saisie et importation des données comptables (écritures et balance)
- Editions de contrôle (Grand livre, Balance, Journaux)
- Calcul automatique de la liasse fiscale
- Visualisation et modification des formulaires de la liasse fiscale
- Nombreux contrôles de cohérence
- Paramétrage des formulaires d'intégration fiscale
Plaquette
- Génération des plaquettes de comptes annuelles
- Création de l'annexe comptable
- Insertion de documents personnalisés
Liaisons bancaires
- Génération du fichier ETEBAC pour les prélèvements et les virements
- Historique des transmissions par période
- Edition du Journal comptable des règlements
- Export des écritures comptables vers le module Comptabilité
RH/ PAYE
Paye
- Création et personnalisation des fiches de paye des salariés
- Réalisation de profils de paye personnalisés
- Création et modification des bulletins de paye
- Gestion des rubriques, des cotisations et des variables
- Gestion de plusieurs établissements
- Génération de la DADS_U
- Génération du journal comptable de paye
- Gestion des absences (congés, RTT, etc.)
- Gestion des affectations analytiques
- Nombreux états d'éditions multicritères
Notes de frais
- Personnalisation des fichiers clients, dossiers et collaborateurs
- Saisie et validation des notes de frais
- Gestion des workflows
- Analyses multicritères des dépenses
Feuilles de temps
- Personnalisation des fichiers clients, dossiers et salariés
- Saisie des feuilles de temps
- Planification et imputation du temps des collaborateurs sur les dossiers à traiter
- Facturation automatique des feuilles de temps dans le module « Ventes »
- Analyse de l'activité des collaborateurs par client et/ou par dossier
Gestion documentaire
- Créer, gérer et personnaliser une base documentaire interne
- Gestion des workflows
- Mise en ligne et partage des documents avec notification des nouveautés
CRM
- Gestion et personnalisation des fichiers contacts (prospects, clients, etc.)
- Création des actions commerciales et des processus d'actions à mener
- Suivi de la prospection commerciale et des échanges avec les contacts
- Fiche historique d'un contact avec détail des actions
- Rapport d'activité des collaborateurs par type d'actions
- Analyse des retours d'opérations commerciales et marketing
ACHATS
- Création et personnalisation des fichiers fournisseurs, articles, etc.
- Création, personnalisation et suivi des appels d'offres et des bons de commande
- Gestion des informations relatives aux articles : champ code-barres, dépôts de stock, famille d'articles et code analytique, etc.
- Gestion des transferts de stocks entre dépôts
- Edition du journal comptable des achats et export vers le module « Comptabilité »
- Analyse multicritère des achats par article, par fournisseur, etc.
- Edition des stocks (inventaire, mouvements, réapprovisionnements/ruptures)
- Générateur d'états d'éditions simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d'impression, d'indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.
VENTES
- Création et personnalisation des fichiers clients, articles, etc.
- Création des catalogues de prix de ventes
- Création, personnalisation et gestion des devis, factures et avoirs
- Gestion des remises globales en pourcentage ou en montant
- Edition du journal comptable des ventes et exportation vers le module « Comptabilité »
- Analyse multicritère des ventes mensuelles par client, dossier, article, type de dossiers, code analytique et émetteur
- Analyse en temps réel de la marge brute par client et par dossier
- Suivi des règlements
- Gestion des abonnements
- Générateur d'états d'éditions simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d'impression, d'indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.